Hospedaje con factura para empresas en CDMX: cómo pedirla y qué necesitas

El viaje se aprueba, la estancia sale bien, y tres semanas después contabilidad pregunta por el comprobante. Aparece un recibo en inglés, a nombre de la persona, sin RFC y sin régimen fiscal. No sirve para deducir, y alguien termina pagando de su bolsa un gasto que era de la empresa.

En hospedaje de corta estancia esto pasa seguido, y casi siempre por lo mismo: se reservó en una plataforma donde quien emite el comprobante es la plataforma, por su servicio de intermediación, no el alojamiento por la noche.

Qué necesita tu empresa para deducir el hospedaje

Un CFDI a nombre de la empresa, con estos datos exactos como aparecen en la constancia de situación fiscal:

• RFC y razón social
• Régimen fiscal
• Código postal del domicilio fiscal
• Uso de CFDI, que para viáticos suele ser el de gastos en general

Y un detalle que se olvida: el pago no puede ser en efectivo si se quiere deducir. Tarjeta o transferencia, y que coincida con quien factura.

Reservando directo, la factura llega antes

Nosotros emitimos la factura vengas de donde vengas: si reservaste por Airbnb, Booking o Vrbo, también te facturamos. Lo que cambia es cuándo.

Al reservar directo, la factura se emite al recibir el pago, así que puedes cerrar el gasto antes de que empiece el viaje. Cuando la reserva llega por una plataforma, tenemos que esperar a que se confirme el cobro del intermediario, y la factura sale un día después de iniciada la estancia.

Para un viaje de negocios eso es la diferencia entre comprobar el gasto en el mes en que se aprobó y perseguirlo después.

Qué pedimos y en cuánto tiempo

Solo los datos fiscales de arriba, que puedes mandarnos desde el formulario de facturación. Aplica igual para personas físicas y morales, incluidas empresas extranjeras. Una nota que se olvida seguido: por disposición fiscal la factura debe emitirse en el mismo mes del pago, así que conviene mandar los datos al reservar y no al volver del viaje.

Si la estancia es larga: vivienda corporativa

Para proyectos, relocalizaciones o rotación de equipo, la tarifa mensual sale muy por debajo de un hotel y también se factura. Un departamento completo con cocina y lavadora cambia la economía de una estancia de varias semanas, y para la empresa es un solo comprobante al mes en vez de veinte noches sueltas.

Si es la primera vez que traes a alguien a la ciudad, en Corporate Housing en CDMX explicamos cómo elegir zona y qué esperar de cada una. Y si buscas un esquema para varias personas a lo largo del año, está nuestra página de vivienda corporativa.

Antes de reservar, revisa esto

• Que tengas a la mano la constancia de situación fiscal actualizada
• Que el pago salga de una cuenta o tarjeta de la empresa
• Que el nombre de quien viaja esté en la reserva, para el registro de huéspedes
• Que la estancia se ajuste a la política de viáticos de tu empresa

Esta guía explica nuestro proceso de facturación, no sustituye la asesoría de tu contador: la deducibilidad depende de la situación fiscal de cada empresa.